馬來西亞公司秘書 - 指南：治理和合規

目錄

1. 角色概述

   1.1 公司秘書的角色和職責

   1.2 任命公司秘書的法律要求

   
   

2. 任命公司秘書

   1. 選擇公司秘書的標準

   2. 任命流程和法律要求

      2.1 概要：首次任命公司秘書

      2.2 概要：新公司秘書的任命

      
      

3. 公司秘書辦公室

   3.1 職責和責任

   3.2 維持辦公室的要求

   
   

在馬來西亞，公司秘書的角色是確保公司遵循《2016年公司法》所規定的法律和監管要求的關鍵。在企業在複雜的監管環境中導航時，公司秘書確保公司遵守所有法律義務，同時促進運營效率、戰略決策以及與利益相關者的有效溝通。本文探討了公司秘書的職責、法律要求以及公司秘書辦公室的運作框架。

1. 角色概述

1.1 公司秘書的角色和職責 

公司秘書是企業治理中的重要人物，為董事會提供必要支持，確保公司履行根據馬來西亞法律的法定義務。他們的角色多方面，涵蓋合規、公司治理和行政職能。以下是公司秘書的核心職責：

A. 公司治理的保護者：

   - 提供有關遵從公司治理框架的建議。

   - 確保遵守《2016年公司法》及其他相關法律。

   - 提供有關董事會決策和公司政策的法律影響的指導。

B. 監管合規的促進者：

   - 準備和提交法定報告，包括向馬來西亞公司委員會（SSM）提交年度報告。

   - 追蹤監管變更，確保公司遵循最新法律，包括稅務法規、反洗錢措施和就業立法。

   - 確保及時提交文件，例如財務報表及其他法定聲明，以避免罰款。

C. 董事會和利益相關者的支持：

   - 組織和促進關鍵會議，如年度股東大會（AGM）和臨時股東大會（EGM），確保準確記錄會議紀要和決議。

   - 在股東、董事和監管機構之間充當聯絡人。

   - 提供有關董事會程序、決議及其他需要公司治理知識的事項的建議。

有關公司秘書角色和監管指導的詳細信息，SSM官方網站是一個寶貴資源，提供有關公司治理的全面信息。

1.2 任命公司秘書的法律要求 

《2016年公司法》對公司秘書的任命設定了特定的法律要求。該要求包括：

- 每家公司必須任命合格的個人作為公司秘書。

- 在馬來西亞，成為公司秘書的資格在《2016年公司法》第235條中有所闡述。基本標準如下：

  - 自然人：個人必須是一名活著的人，而非法人。

  - 最低年齡：必須至少18歲以上。

  - 居住：必須是馬來西亞公民或擁有馬來西亞的永久居留權。

  - 專業會員資格：必須是經馬來西亞內政貿易和消費者事務部授權的專業機構的會員。

  - 無犯罪記錄或破產：該個人不得被定罪任何刑事罪或被宣告破產。

- 認可的專業機構：

  - 經內政貿易和消費者事務部批准的專業機構包括：

    - 馬來西亞公司秘書協會（MACS）

    - 馬來西亞特許秘書與管理員協會（MAICSA）

    - 馬來西亞會計師公會（MICPA）

    - 馬來西亞律師公會

    - 馬來西亞會計師學會（MIA）

    - 薩拉瓦克律師協會

    - 沙巴律師協會

這些機構提供許可和證書，以確保公司秘書符合必要的法律和專業標準。這一框架對於在馬來西亞的公司治理中維持問責制和效率至關重要。

2. 公司秘書的任命

2.1 選擇公司秘書的標準

理想的公司秘書應具備：

- 專業專長： 理想的候選人應具備如MAICSA、MIA或MACS等認可機構的專業資格。他們應有在馬來西亞法律框架下管理公司治理和法定合規的經驗。

- 個人品格： 無可質疑的誠信、強大的分析能力以及良好的溝通能力。公司秘書應擁有高度的誠信和可信度，因為他們將處理敏感的公司信息。

業主可以咨詢專業意見以選擇合適的候選人。

2.2 任命流程和法律要求

任命流程包括：

1. 內部董事會批准： 董事會必須通過一項決議，確認被任命的個人符合所有資格標準。

2. 通知SSM： 公司必須在作出決定後的14天內通知SSM，並提交規定的表格。該提交確保任命被正式認可和記錄。

3. 書面接受： 任命者必須以書面形式正式接受角色，表示他們同意擔任公司秘書。這一正式接受確保該個人了解其責任。

2.3 任命第一位公司秘書的摘要流程

在成立公司過程中，任命第一位公司秘書是一個關鍵步驟：

- 在公司注冊過程中確定合格候選人。

- 向SSM提交秘書的相關信息。

- 從一開始便建立治理框架，以確保公司早期運營順利。

2.4 任命新公司秘書的摘要流程

在辭職或終止的情況下：

1. 替換流程：

   - 提交已離職秘書的終止通知。

   - 通過董事會決議任命新的秘書。

2. 交接和文件：

   - 確保法定文件的適當轉交。

   - 更新所有公司登記。

3. 公司秘書辦公室

3.1 職責和責任

公司秘書負責管理各種公司治理和合規職能，包括：

- 法定登記： 保持股東和董事的信息記錄更新。

- 公司印章： 確保其安全和正確使用。

- 合規日曆： 追蹤法定申報截止日期以避免罰款。

3.2 維持辦公室的要求

為了確保公司秘書辦公室的高效運行，企業應考慮以下事項：

1. 技術資源： 使用先進系統進行文件管理。

2. 持續教育： 隨時了解新法規和治理最佳實踐的變化。

3. 透明運作： 維持詳細的記錄並確保其易於審核。

結論

馬來西亞的公司秘書不僅是一個法律要求，他們還是企業誠信的保護者和治理的戰略夥伴。對於希望在馬來西亞競爭市場中蓬勃發展的企業而言，確保任命具備能力和經驗的公司秘書是成功的基石。通過選擇合格且經驗豐富的公司秘書，馬來西亞的企業可以促進良好的治理，增強運營效率，並保護其法律利益。

推薦資源：

- SSM馬來西亞： SSM馬來西亞網站 – 瞭解監管要求的重要資源。

- MAICSA： MAICSA網站 – 有關專業發展和認證的詳細信息。

- MACS： MACS網站 – 了解公司秘書資格和會員信息。

- MIA： MIA網站 – 對於希望擔任公司秘書職位的會計專業人士。

- 律師公會： 律師公會網站 – 對於有興趣獲得公司秘書認證的法律專業人士。

免責聲明： 本指南提供一般信息。請始終諮詢本地法律專業人士以獲取針對您特定業務需求的個性化建議。